8. Обмен документами с контролирующими органами РФ

 
Электронная подпись к отправляемому документу формируется после нажатия пользователем кнопки "Отправить", "Отправить за" или "Подписать и отправить".
Если пользователь, подготовивший документ, не имеет полномочий подписания этого документа, то он может отправить лицу, обладающему полномочиями подписания, ссылку,  по которой этот подготовленный документ можно подписать или воспользоваться кнопкой "Отправить на подпись" над карточкой документа.
Пример копирования ссылки на открытый документ при помощи меню :
В случае передачи ссылки для подписания документа отчётности зарегистрированному пользователю Онлайн-Спринтера обязательным условием подписания этого документа в другом кабинете является объединение кабинетов (см. п. 6.1.3).
Предусмотренные регламентом электронного документооборота действия по формированию, подписанию и отправке технических (служебных) документов, таких как "Извещение о получении электронного документа" и "Квитанция на извещение о доставке оператору", выполняются автоматически в сеансе связи пользователя с системой Онлайн-Спринтер с авторизацией по ключу ЭП. Список таких технических документов (квитанций, извещений, подтверждений) приведен в п. 8.8.
 

Ограничения в случае передачи полномочий по доверенности

Если доверителю необходим доступ к просмотру, скачиванию и печати документов, созданных, представленных или полученных за его организацию по доверенности, необходимо в кабинете представителя:
  •  Нажать кнопку "Настройки и реквизиты" справа в верхней части окна.
  •  Щелчком левой кнопкой мыши на названии открыть вкладку "Доверенности и кабинеты".
  •  Щелчком левой кнопкой мыши на названии открыть вкладку  "Кабинеты".  
  •  Нажать строку кабинета доверителя. Пример:
  •  Щелчком мыши поставить галочку в позиции "Доступ к документам, отправленным и принятым представителем по доверенности". Пример:
 
В результате этого доверитель будет видеть в своём кабинете документы, созданные или полученные доверенным лицом, со значком , напоминающем об ограничении на действия с этим документом.
Пример отображения налоговой декларации, отправленной доверенным лицом ООО "ОЛС-Консалт" от имени доверителя ПАО "Санечка" в кабинете ПАО "Санечка":
Пример отображения у доверителя в кабинете ПАО "Санечка" требований, на которые может ответить только доверенное лицо ООО "ОЛС-Консалт":
Доверитель может только просматривать, скачивать или печатать документы со значком .
 

 О подписании и отправке документов контролирующим органам

Сформированный или импортированный документ можно отправить контролирующим  с помощью кнопки "Отправить" или "Отправить за", если это допускается тарифом и списком подключенных направлений обмена. Электронная подпись к отправляемому документу формируется автоматически после нажатия пользователем кнопки "Отправить" или "Отправить за".
Подробнее см. ниже "Подписание и отправка документа из раздела "Черновики" лицом, имеющим право подписания".
Лицо, не имеющее необходимого ключа ЭП или полномочий подписания документов, может направить документы для подписания и отправки лицу, располагающему соответствующими полномочиями и возможностью подписания и отправки документов. Последовательность действий для подписания и отправки документа в этом случае состоит из двух этапов:
1.  Действия лица, сформировавшего и проверившего документ.
(О формировании или импорте документов подробно будет рассказано в следующих параграфах.) 
Направление подготовленных документов на подписание. (Автоматическая замена информации о подписанте в документе для ФНС при этом не предусмотрена.)
2. Отправка документа из раздела "Задачи" лицом, имеющим право подписания.
 
Подписание и отправка документа из раздела "Черновики" лицом, имеющим право подписания.
Для отправки необходимо войти в систему по ключу ЭП (см.п. 5.1. Доступ по ключу ЭП).
Для отправки открытого документа следует нажать кнопку "Отправить" или "Отправить за" справа в верхней части окна.
Для отправки документа (документов) из раздела "Черновики" - "Документы" следует отметить его (их) галочкой (галочками) и нажать кнопку "Отправить" или выбрать/проверить РНС справа от кнопки  "Отправить за" и нажать кнопку "Отправить за".
После нажатия кнопки "Отправить" или "Отправить за" выполняется формирование электронной подписи с использованием браузера, поэтому нельзя закрывать окно браузера сразу же после нажатия этой кнопки.
Не закрывайте окно браузера и не выключайте компьютер до получения сообщения об успешной отправке отчета.
Рекомендуем выходить из системы только после получения подтверждения даты отправки, предусмотренного регламентом. В этом случае вы можете быть полностью уверены, что ваша отчетность отправлена в ФНС.
О наличии незавершенных процессов отправки или проверки документов напоминает предупреждение, которое появляется на короткое время (около 1 секунды) в нижней части окна:
Направление подготовленных документов для подписания и отправки лицу, имеющему право подписания.
После формирования и проверки документа для его направления на подписание и отправку лицу, имеющему право подписания, нужно:
  •  Нажать кнопку над карточкой документа. Пример:
  • Выбрать сотрудника, которому нужно направить документ, если таких сотрудников несколько. Пример:
  • Нажать кнопку . Примеры:
После этого:
  • Справа внизу экрана на короткое время появится сообщение об отправке документа на подписание.
  • Документ получает статус "Ожидает подписания" и отображается в разделе "Задачи" у сотрудника, которому он направлен.
  • На странице ЭДО документа в блоке "История операций" появляется запись об отправке на подписание.
  Пример:
  • Блок "История операций" не формируется на страницах ЭДО входящих документов.
  • Инициатор запроса на подписание может отозвать свой запрос на подписание документа, не дожидаясь действий подписанта. Для этого надо открыть документ и нажать кнопку .
 
Отправка документа из раздела "Задачи" лицом, имеющим право подписания. 
Пользователь, которому в системе Онлайн-Спринтер предоставлено право подписывать и отправлять документы, может отправлять документы не только из раздела "Черновики", но и из подраздела "Задачи"  - "Требуют подписания". Пример:
Для отправки необходимо использовать вход в систему по ключу ЭП (см.п. 5.1. Доступ по ключу ЭП).
Для отправки открытого документа следует нажать кнопку справа в верхней части окна.
Пример:
После нажатия кнопки выполняется проверка документа и формирование электронной подписи (подписей) с использованием браузера, поэтому нельзя закрывать окно браузера сразу же после нажатия кнопки .
По результату проверки выполнение действий отправки может быть прервано, в этом случае поступит сообщение о наличии ошибки, блокирующей отправку, или предупреждение о предполагаемой ошибке. В последнем случае отправку можно отменить для устранения замечаний кнопкой "Закрыть" или игнорировать предупреждения и отправить документ нажатием кнопки . Примеры:
После  успешной отправки документ перемещается на вкладку "Отправленные" в разделе, соответствующем направлению обмена.
Для отказа от подписания документа следует нажать кнопку  , после этого документ перемещается на вкладку "Отклонённые" подраздела "Задачи", а у пользователя, который отправлял документ на подписание, в разделе "Черновики" блок данных документа снабжается надписью "Ожидает изменений". Пример:
На странице ЭДО документа в блоке "История операций" появляется запись об отказе в подписании. Пример:
 
Возможно также групповое подписание и отправка документов. Для этого нужно отметить галочками  отправляемые документы подраздела "Задачи"  - "Требуют подписания" и нажать кнопку на панели инструментов.
Не закрывайте окно браузера и не выключайте компьютер до получения сообщения об успешной отправке отчета.
Рекомендуем выходить из системы только после получения подтверждения даты отправки, предусмотренного регламентом. В этом случае вы можете быть полностью уверены, что ваша отчетность отправлена в ФНС.
После отправки на странице ЭДО документа у подписанта и у пользователя, который отправлял документ на подпись, в блоке "История операций" появляется запись о подписании и отправке документа. Пример:
 
Об ошибках при отправке
При обнаружении ошибок в отправляемом документе в колонке "Статус" для этого документа отображается ссылка "Есть ошибки". Для ознакомления с ошибками следует перейти по этой ссылке.
 

О получении сообщений и документов от контролирующих органов

Получение документов и сообщений от контролирующих органов происходит автоматически после входа руководителя организации или его представителя в систему Онлайн-Спринтер по ключу (сертификату) ЭП.
Предусмотренные регламентом электронного документооборота действия по формированию, подписанию и отправке технических (служебных) документов, таких как "Извещение о получении электронного документа" и "Квитанция на извещение о доставке оператору", выполняются автоматически в сеансе связи пользователя или утилиты Такском-Агент с системой Онлайн-Спринтер с авторизацией по ключу ЭП. Список таких технических документов (квитанций, извещений, подтверждений) приведен в п. 8.8.